Ryzyko jest nieodłączną cechą handlu. Metody jego ograniczania stanowią część systemu zarządzania firmą i są zwykle ustalane na wstępnym etapie powstania przedsiębiorstwa lub rozpoczynania nowej działalności w ramach istniejącego przedsiębiorstwa.
RYZYKO FINANSOWE W HANDLU
Ryzyko w handlu to przede wszystkim:
a) ryzyko utraty płynności i w konsekwencji ryzyko upadku przedsiębiorstwa.
b) ryzyko zmniejszenia zysku,
c) ryzyko utraty konkurencyjności, a w konsekwencji jedno lub oba ww. ryzyka
Ryzyko handlowe to przede wszystkim ryzyko braku wpływu należności z tytułu sprzedaży – w odpowiednio krótkim czasie bądź wpływu w ogóle. Brak spodziewanych wpływów może się skończyć:
a) niemożnością zrealizowania własnych zamówień, a tym samym:
- utratą dobrej marki wśród dostawców i utratą kredytu kupieckiego
- zwiększeniem kosztów związanych z odsetkami za zwłokę
b) niemożnością spłaty zobowiązań wobec banków, czyli złą opinię bankową wpływającą na zdolność kredytową w przyszłości (również w innych bankach)
c) niemożnością realizacji planowanych inwestycji czyli brakiem spodziewanych zysków
d) niemożnością udzielania kredytów kupieckich czyli zmniejszeniem własnej konkurencyjności
Konsekwencją powyższych zjawisk może być w szczególnych przypadkach upadek firmy.
W mniej drastycznych sytuacjach firma dla ratowania płynności, swoich planów rozwojowych i konkurencyjności zastępuje spodziewane wpływy ze sprzedaży finansowaniem zewnętrznym, co z kolei powoduje zwiększenie kosztów, zmniejszenie rentowności a w konsekwencji również może spowodować utratę płynności lub konkurencyjności i upadek firmy.
Na 18 mln firm w Unii Europejskiej co roku znika z rynku 2 mln. W tym oczywiście większość małych i średnich, których jest 99%. Wg danych z Unii 62% z tych firm postrzega opóźnione płatności jako jedynie problem płynności, a aż 33% jako problem dla własnej egzystencji.
W roku 2001 w Niemczech upadło blisko 33,000 firm, we Francji 37,000. W Austrii z kolei liczba upadających firm powiększyła się w ciągu ostatnich 5 lat o 80%. W Polsce w 2000 roku oficjalnych upadłości oraz układów sądowych było 1,289 a w 2001 już 1,674 (wg Ogólnopolskiego Informatora Upadłości Coface Intercredit Poland). Można się spodziewać, że liczba upadających przedsiębiorstw w Polsce będzie powoli nawiązywać do krajów Unii Europejskiej.
SYSTEM OCHRONY PRZED OPÓŹNIONYMI PŁATNOŚCIAMI
Każdy dzień zwłoki we wpływie należności generuje koszty, dlatego również w przedsiębiorstwach, którym nie grozi upadek uruchamiane są mechanizmy ochrony przez opóźnionymi płatnościami. W chwili obecnej – paradoksalnie – takie mechanizmy i procedury można częściej spotkać w firmach nie narażonych na ryzyko upadku, niż w tych które takie ryzyko musza brać pod uwagę.
Do mechanizmów tych należą w dużej części wypracowane i na bieżąco weryfikowane procedury organizacyjne. Skuteczna ochrona przez opóźnionymi płatnościami jest zatem wyłącznie kwestią dobrej organizacji wewnętrznej firmy. W sumie te mechanizmy tworzą coś co można nazwać systemem ochrony
Do elementów tego systemu zaliczyć należy:
1.Procedury przyznawania kredytu kupieckiego
2.System własnej informacji o partnerach
3.Współpracę z wywiadownią gospodarczą w celu
- zdobywania informacji
- weryfikacji informacji własnych
- kontroli okresowej stałych klientów
4.Kontrolę bieżącą wykorzystania kredytu.
5.Zabezpieczenia formalno-prawne (umowne)
6.Zabezpieczenia finansowe
7.Monitoring wpływów
8.System reakcji na opóźnione należności
9.Stałą współpracę z partnerami zewnętrznymi w windykacji
Mowa tu o systemie, ponieważ żaden z ww. elementów nie jest wystarczającym zabezpieczeniem sam w sobie. Prześledźmy je po kolei.
1.System przyznawania kredytu kupieckiego
Jest to działanie typowo organizacyjne polegające na:
- sklasyfikowaniu klientów (wg znaczenia, wielkości obrotów, a także wskaźników ekonomicznych, które będą kryteriami w podejmowaniu decyzji o wielkości kredytu i terminie płatności np. przychód ze sprzedaży, stosunek zobowiązań do należności, stosunek należności do sprzedaży itd. – niezbędny jest tu współudział działu finansowego do wyznaczenia tych parametrów, które w znacznym stopniu mogą później decydować o ryzyku, ale też o wielkości sprzedaży – jeśli kryteria zostałyby ustalone na zbyt wysokim poziomie)
- określeniu limitów kredytowych (oraz terminów płatności) dla wybranych grup klientów
- przyporządkowaniu szczebli decyzyjnych do wybranych grup klientów i/lub kwot kredytu lub terminów płatności
- stworzeniu obiegu informacji w tym procesie – w szczególności włączenie tu narzędzi informatycznych, które pozwalają na szybszy obieg, z uniknięciem nadmiernej ilości papieru i wymuszają prawidłowość podejmowanych decyzji poprzez wymagania programowe.
- sporządzeniu procedury pisemnej, i przekazaniu jej wszystkim decydentom.
Dla sprawnego funkcjonowania tego systemu niezbędna jest:
- szybka informacja o kliencie
- śledzenie wykorzystania kredytu
2.System własnej informacji o partnerach
Szybkie pozyskanie danych do systemu oceny wymaga bardzo szybkiej informacji, bo czas reakcji na zamówienie klienta jest często jedną z przewag konkurencyjnych. Dlatego wskazane jest posiadanie własnego systemu informacji o kliencie. Oczywiście najefektywniejszym jest system komputerowy, który umożliwia wprowadzanie adnotacji na bieżąco przez pracowników różnych działów (handlowców, osób zarządzających, dział finansowy).
Własna baza informacji gwarantuje szybkość dostępu do danych. Dane w niej zawarte mogą jednak pochodzić z jednego tylko i nie zawsze sprawdzonego źródła. Mogą być niepełne lub nieaktualne. Należy także wziąć pod uwagę, że proces zbierania i przetwarzania danych przez pracowników własnych firmy jest czasochłonny i wymaga systematyczności – co często jest trudne do wyegzekwowania ze względu na obciążenie pracowników ich podstawowymi zajęciami. Czas, który handlowcy poświęcą na przetwarzanie danych mogliby przeznaczyć na pozyskiwanie klientów. Jest tu więc ukryty dodatkowy koszt organizacji własnej informacji o partnerach.
3.Współpraca z wywiadownią gospodarczą:
Dla ograniczenia tych utrudnień lub często dla stworzenia podstaw solidnego systemu własnej informacji o partnerach korzystna jest współpraca z wywiadownią handlową.
Wywiadownia jest firmą wyspecjalizowaną w szybkim zbieraniu informacji z rynku. Można ją zastąpić własnymi służbami, ale zazwyczaj bardziej efektywne jest zatrudnienie wywiadowni, ponieważ ta posiada:
a) zespół korespondentów w całym kraju, którzy w krótkim czasie (bez konieczności podróży służbowych na drugi koniec Polski) dostarczają informacji z lokalnych źródeł (sądów, urzędów miejskich lub od samych firm sprawdzanych);
b) zespół kilkudziesięciu pracowników, którzy są wyspecjalizowani w zdobywaniu informacji w rozmowach telefonicznych z firmami badanymi i ich dostawcami;
c) bazę informacji negatywnych (informacje o dłużnikach, baza firm windykowanych, najaktualniejsza baza firm w upadłości i układzie, bazę informacji prasowych)
d) sieć współpracujących wywiadowni na całym świecie, dzięki czemu również w ciągu kilku lub kilkunastu dni (w zależności od kraju) można otrzymać raport o firmie zagranicą za cenę niewiele wyższą, a czasem niższą.
Podstawowymi zaletami korzystania z usług wywiadowni jest aktualność pozyskanych informacji, możliwość sprawdzenia najświeższych informacji negatywnych, a także niska cena.
Należy jednak zdawać sobie sprawę, że pomimo pracy kilku osób, które szybko i profesjonalnie przeszukają dostępne źródła, w raporcie jest tylko to co możliwe do uzyskania legalnymi metodami. Raport może nieść informacje finansowe, opinie dostawców, opinie prasowe, oceny wywiadowni. Może jednak oprócz aktualnych danych adresowych zawierać tylko informację, że w źródłach negatywnych brak jest informacji. Taka wiadomość już jest bardzo istotna, mówi bowiem o tym, że firma nie zalicza się do złych płatników i do tej pory nie miała kłopotów z regulowaniem należności.
Może się także zdarzyć, że raport nie zawiera prawie żadnych informacji. Taka – wydawałoby się – niepełna informacja jest często ważnym sygnałem i wystarczającym ostrzeżeniem, że firma nie ujawnia informacji o sobie, a przez to jest niewiarygodna kredytowo i niepewna.
Korzystanie z usług wywiadowni jest dla wielu firm rutynowym sposobem oceny wiarygodności nowych partnerów handlowych oraz kontroli sytuacji stałych kontrahentów.
Największą grupę klientów stanowią zatem producenci, dystrybutorzy, eksporterzy – a więc wszystkie przedsiębiorstwa, które mają wielu odbiorców swoich towarów i usług i które w ten sposób ograniczają ryzyko braku wpływu należności z tytułu sprzedaży.
Poza indywidualnymi firmami z usług wywiadowni korzystają także towarzystwa ubezpieczeniowe, banki, firmy leasingowe, firmy ubezpieczające kredyty eksportowe. Wszystkie te firmy są zobowiązane sprawdzić klienta przed podjęciem decyzji o zaangażowaniu swojego kapitału.
Olbrzymią zaletą największych wywiadowni jest to, że działają w sieciach i są częścią ogólnoświatowego systemu. Nie stanowi dla nich problemu szybkie przygotowanie raportu o firmach z różnych stron świata. Zbadanie wiarygodności zagranicznego partnera indywidualnie przez firmę jest znacznie utrudnione, a w większości przypadków prawie niemożliwe. W czasach globalizacji i rozwoju handlu międzynarodowego, usługi wywiadowni są nieodzowną pomocą dla wszystkich eksporterów i firm prowadzących międzynarodowe interesy.
4.Kontrola bieżąca wykorzystania kredytu.
Jest to druga część systemu przyznawania kredytu. I znów optymalne rozwiązanie to kontrola komputerowa zwłaszcza w przypadku dużej liczby klientów i oddziałów. Wygodnie jest bowiem centralizować informację o kliencie, który dzięki temu może kupować w różnym czasie w różnych oddziałach bez konieczności każdorazowej weryfikacji (oszczędność czasu) i bez ryzyka, że przekroczy limit kredytu bez naszej kontroli.
5.Przygotowanie podstaw formalno-prawnych
Nawet przy prawidłowo sprawdzonej firmie i przy kontroli jej zakupów może się zdarzyć, że firma nie będzie płaciła w terminie. Kredyt kupiecki jest bowiem najtańszym źródłem finansowania i wiele firm świadomie z niego korzysta nawet w przypadku całkiem dobrej kondycji finansowej, a tym bardziej te w przejściowych kłopotach finansowych.
W tej sytuacji wiele firm stosuje różne wybiegi, które umożliwią im bezkarne opóźnianie płatności. Lekarstwem na to jest (w jakiejś mierze) umowa.
Sporządzenie standardowej umowy jest czynnością jednorazową, która można wykorzystywać prze następnych kilka lat. Prawidłowo sporządzona umowa:
- określa terminy płatności, więc płatnik nie będzie mógł tłumaczyć braku płatności tym że nie otrzymał faktury (bardzo częste wytłumaczenie);
- określa obowiązki stron, więc unikamy sporów polegających na opóźnianiu płatności ze względu na niedotrzymanie obietnic, o których wie tylko dłużnik;
- określa odsetki za zwłokę, które mogą być wyższe niż ustawowe (nie ma tu ograniczeń) lub wysoką karę umowną, która obliguje dłużnika do wywiązania się z terminu płatności
- umowa pisemna ma przewagę nad umową ustną w postępowaniu windykacyjnym – zarówno pozasądowym jak i sądowym.
6.Ustalenie procedur zabezpieczających transakcje finansowo
Jest to zazwyczaj konsekwencja sporządzenia umowy, w której jest miejsce na wprowadzenie zabezpieczeń typu:
- gwarancja bankowa,
- zaliczka,
- kaucja,
- weksel, poręczenie wekslowe przez inny podmiot
- notarialne poddanie się egzekucji (co wymaga oczywiście osobnego dokumentu podpisanego przez dłużnika w obecności notariusza),
- przewłaszczenie innych przedmiotów (imiennie lub co do jakości), które w razie braku zapłaty po ustalonej dacie stają się automatycznie własnością wierzyciela
- poręczenie przez inny podmiot (np. jednego z właścicieli dłużnika)
Innym zabezpieczeniem finansowym jest:
- faktoring, który pozwala na umówienie się z faktorem, że okresowo będzie finansował brak spłaty (faktoring z regresem) lub z góry wypłaci nam np. 80% wartości i przejmie na siebie ryzyko. Oprócz banków mamy w kraju kilka dużych firm faktoringowych.
- ubezpieczenie wybranej części sprzedaży (lub całości), które oferują już prawie wszystkie towarzystwa ubezpieczeniowe w kraju. Popularność tego zabezpieczenia powoli, ale jednak rośnie, choć należy brać pod uwagę, iż przy transakcjach o dużym ryzyku handlowym ubezpieczyciel może zażądać odpowiednio wyższej składki bądź w ogóle nie przyjąć ryzyka.
7.Monitoring płatności w celu bieżącego nadzoru nad stanem zaległości oraz podjęcia akcji windykacyjnej w odpowiednim czasie
Konsekwencją podjętych wcześniej działań profilaktycznych jest kontrola ich skuteczności. Stąd system monitorowania płatności – choć oczywiście funkcjonuje on także w wielu przedsiębiorstwach nawet przy braku rozwiniętej profilaktyki.
Monitorowanie to odbywa się na ogół w dziale finansowym i jego efektem powinno być przynajmniej miesięczne (jeśli nie częstsze – w zależności od wymogów branży) zestawienie należności w rozbiciu na dni – 30, 60, 90, 120 dni. Ta informacja pozwoli na bieżąco kontrolować skuteczność działań profilaktycznych, jak i działań windykacyjnych, dla których jest dokumentem stanowiącym podstawę działań.
Monitoring jest narzędziem koniecznym i standardem w większości przedsiębiorstw. Zagrożeniem dla jego skuteczności jest nie włączenie go w stały obieg informacji zarządczej, a wykorzystywanie go jedynie jako narzędzie działu finansowego i windykacji, czasem rozlokowanych w oddziałach rozsianych po całym kraju, przez co jego rola w całym systemie ochronnym bardzo maleje.
8.Opracowany system działań windykacyjnych rozplanowany na wybranych pracowników, współpracowników (prawnicy, biura windykacji) w zależności od wielkości należności i rodzaju partnera
Informacja o przeterminowanych należnościach jest podstawą pracy działu windykacji. Jednak samo istnienie obu tych elementów tj. monitoringu i działu windykacji jest dopiero warunkiem koniecznym ale niewystarczającym dla zapewnienia skutecznej windykacji.
Efektywny system windykacji powinien bazować na istnieniu opisanego systemu działań. który będzie uwzględniał:
- rodzaj i czas działania (terminy);
- kolejność działań ze wskazaniem przypadków, kiedy konieczna jest pomoc zewnętrzna;
- zróżnicowanie wg ważności klienta i wielkości jego zobowiązań;
- ustalenie zakresu kompetencji wybranych pracowników i kierowników działu windykacji.
- obieg informacji (tam gdzie skala zjawiska jest duża optymalnym rozwiązaniem jest stworzenie odpowiedniego oprogramowania, które pozwalałoby śledzić zaawansowanie każdej ze spraw w trybie on-line ).
Ustalenie powyższych zasad działania pozwala:
-uniknąć przypadkowości, nadmiernej uznaniowości, a nawet korupcji we własnym dziale windykacji,
-skrócić czas windykacji poprzez:
a.przeniesienie prawa do podejmowania decyzji na niższy szczebel w dużej części spraw, a także
b.wymuszenie terminowych działań działu windykacji lub
c.przyspieszenie przekazania wybranych spraw do postępowania sadowego lub firmy windykacyjnej.
9.Uregulowane zasady współpracy z wybranymi partnerami zewnętrznymi oferującymi najlepsze warunki cenowe, ale też wygodę współpracy i optymalne efekty współpracy (biura windykacji, kancelarie prawnicze, detektywi).
Skuteczna windykacja jest uzależniona od:
-wczesnego rozpoczęcia działań;
-profesjonalności kontaktu z dłużnikiem (techniki dotarcia do decydenta i techniki negocjacji);
-stopniowego zwiększanie presji (tj. nie powtarzania działań);
-zamknięcia działań w ramy czasowe, tak aby zakończyć windykację najtrudniejszych przypadków przed upływem 12 miesięcy i na bieżąco dążyć do skrócenia średniego czasu windykacji.
Można to osiągnąć włączając do współpracy firmę windykacyjną lub kancelarię prawniczą lub obie te instytucje we właściwym czasie. Dla zapewnienia płynności i skuteczności całego procesu windykacji niezbędne jest aby wszyscy tacy partnerzy zewnętrzni zostali wcześniej sprawdzeni, a następnie aby z nimi uzgodnić warunki współpracy (ceny i terminy, ale też sposób wymiany informacji). To pozwala uniknąć straty czasu na takie negocjacje i testy w czasie windykacji, a także umożliwia podejmowanie decyzji o takim przekazaniu sprawy bez udziału osób zarządzających – bez szkody dla wierzyciela.
PODSUMOWANIE
Optymalizacja spływu należności to wynik pracy związanej z pracą nad wszystkimi ww. elementami. Celowe jest rozszerzenie systemu ochrony o wszystkie możliwe elementy i nie rezygnowanie z żadnego z nich choćby pozornie przynosił małe skutki, a następnie optymalizacja rozwiązań (zwykle organizacyjnych) w każdym z tych elementów.
Można założyć, że każdy z elementów systemów będzie zwiększał szansę terminowego wpływu należności o kilka do kilkunastu procent. Efekt zapewnia dopiero połączenie wielu elementów, choć i wówczas można założyć, że np.1% należności nie wpłynie nigdy, bowiem z reguły kredyt kupiecki nie da się zabezpieczyć w 100% .
Skuteczność poszczególnych elementów jest często uzależniona od innych elementów. Przykładowo, jeśli mamy dobry system oceny klienta i przyznawania kredytu, a nie mamy kontroli wykorzystania kredytu, to system nie przynosi oczekiwanych efektów. Jeśli mamy dobrą windykację, a nie przygotujemy transakcji od strony umownej to windykacja będzie dużo mniej skuteczna.
Te elementy systemu, które już istnieją, dobrze jest raz na jakiś weryfikować, aby zoptymalizować ich efektywność (czasem partnerzy zewnętrzni dobrani są na zasadzie przypadku, czasem znajomości osobistych, co nie musi wiązać się z maksymalnymi korzyściami dla firmy), a procedury obiegu informacji i kontroli z upływem czasu często zostają przez pracowników dopasowane do ich wygody ze stratą dla efektów.
Zazwyczaj system ochrony jest realizowany w części, bowiem powstał w sposób spontaniczny wraz z rozwojem firmy, a nie jako efekt świadomej polityki ochronnej własnych należności. Zadanie budowy kompleksowego i dobrze zorganizowanego systemu ochrony należności spoczywa na zarządzie firmy, bowiem skuteczny system wymaga rozwiązań w kilku sferach firmy: sferze handlowej, sferze finansowej a także informatycznej. Jest to jedno ze strategicznych zadań, które warunkuje konkurencyjność firmy na rynku.
Jacek M.Tulczyjew